知らないうちの入管法違反を防ぐ｜会社の住所変更と入管への届出

会社の本店所在地を変更したときは、法務局で本店移転登記を行います。

しかし、外国人の方が「経営・管理」や「技術・人文知識・国際業務」などの在留資格で日本に在留している場合、法務局で変更登記を行うだけでは手続が完了しないことがあります。

在留資格によっては、会社の名称や所在地の変更について、外国人本人が出入国在留管理局へ届け出なければなりません。

この届出義務は、入管法第19条の16に定められています。

入管法第19条の16とは

入管法第19条の16は、「所属機関等に関する届出」について定めた条文です。

一定の在留資格を持つ中長期在留者について、勤務先、経営する会社、学校などに一定の変更が生じた場合は、原則として、その変更が生じた日から14日以内に出入国在留管理庁長官へ届け出なければならないとされています。

会社や学校などの名称・所在地が変わった場合だけでなく、退職、転職、会社の消滅、新しい会社との契約締結なども届出の対象になります。

ただし、すべての外国人が同じ届出の対象になるわけではありません。現在の在留資格によって、必要な届出の種類や届出事由が異なります。

活動機関に関する届出

「活動機関に関する届出」の主な対象となる在留資格は、次のとおりです。

• 教授
• 経営・管理
• 法律・会計業務
• 医療
• 教育
• 企業内転勤
• 留学
• 研修
• 技能実習
• 一部の高度専門職

これらの在留資格を持つ方は、活動の基礎となる会社や学校などについて、次のような変更があった場合に届出が必要です。

• 活動機関の名称が変わった
• 活動機関の所在地が変わった
• 活動機関が消滅した
• 活動機関から離脱した
• 別の活動機関へ移籍した

例えば、「経営・管理」の在留資格で会社を経営している方が、会社の本店所在地を変更した場合は、原則として、所在地変更の日から14日以内に入管へ届け出る必要があります。

出入国在留管理庁の公式ページでも、活動機関である会社や学校などの名称・所在地の変更、消滅、離脱、移籍があった場合は、14日以内に届け出ることが案内されています。

所属（活動）機関に関する届出｜出入国在留管理庁

契約機関に関する届出

「契約機関に関する届出」の主な対象となる在留資格は、次のとおりです。

• 技術・人文知識・国際業務
• 研究
• 介護
• 技能
• 特定技能
• 契約に基づいて活動する興行
• 一部の高度専門職

これらの在留資格を持つ方は、契約の相手方となる会社などについて、次のような変更があった場合に届出が必要です。

• 契約機関の名称が変わった
• 契約機関の所在地が変わった
• 契約機関が消滅した
• 契約機関との契約が終了した
• 新しい契約機関と契約を締結した

例えば、「技術・人文知識・国際業務」の在留資格で会社に勤務している外国人について、勤務先会社の所在地が変わった場合は、原則として、外国人本人による届出が必要です。

所属（契約）機関に関する届出｜出入国在留管理庁

法務局で本店移転登記をしても入管への届出は別に必要です

会社の所在地を変更した場合、通常は法務局で本店移転登記を行います。

しかし、法務局への変更登記と、入管法第19条の16に基づく届出は、別の手続です。

法務局で本店移転登記を行ったからといって、自動的に入管への届出が完了するわけではありません。

また、税務署、都道府県、市区町村、年金事務所、銀行などへ所在地変更の手続を行っていても、それによって入管法上の届出をしたことにはなりません。

会社の変更登記を行う際は、次の点も併せて確認することが大切です。

• 会社に所属する外国人の在留資格
• 会社の所在地変更が入管への届出対象になるか
• 届出をする人は誰か
• 変更日から14日以内に届け出られるか
• 届出を行ったことを確認できる記録が残るか

特に、「経営・管理」の在留資格で会社を経営している方は、会社の登記手続だけで安心せず、入管への届出についても必ず確認しましょう。

届出期限は原則として14日以内です

入管法第19条の16に基づく届出は、原則として、届出事由が生じた日から14日以内に行う必要があります。

主な届出事由と期限は、次のとおりです。

会社所在地の変更については、登記申請をした日ではなく、実際の変更日や登記上の本店移転日を基準として、届出期限を確認する必要があります。

届出を行うのは原則として外国人本人です

入管法第19条の16に基づく「所属機関等に関する届出」は、原則として外国人本人が行う届出です。

会社の代表者や人事担当者が、会社側の手続を行っているだけでは、外国人本人の届出義務が履行されたことにならない場合があります。

会社側も、外国人従業員に関係する変更があったときは、本人任せにするのではなく、次のような対応を行うことが望ましいでしょう。

• 届出が必要な外国人を確認する
• 本人に届出期限を案内する
• 必要な会社情報を本人に提供する
• 届出が完了したか確認する
• 受付記録や控えを保管してもらう

外国人本人と会社の担当者が、それぞれ「相手が手続をしているだろう」と思い込むと、届出漏れが生じやすくなります。誰が、いつまでに、どの届出を行うのかを明確にしておくことが重要です。

入管への届出方法

所属機関等に関する届出は、主に次の方法で行うことができます。

• 出入国在留管理庁電子届出システム
• 地方出入国在留管理局の窓口
• 郵送

電子届出システムを利用すると、インターネット上で届出を行うことができ、届出履歴や処理状況も確認できます。

郵送で届け出た場合は、入管から受付完了の連絡が行われないため、出入国在留管理庁は、配達状況を追跡できる方法で発送することを推奨しています。

どの方法で届け出た場合でも、次の資料を保管しておくと安心です。

• 届出書の控え
• 電子届出の受付完了メール
• 電子届出システムの届出履歴
• 入管窓口で提出した際の受付記録
• 郵送した封筒や届出書の写し
• 郵便の追跡番号や配達記録

14日を過ぎてしまった場合

届出期限である14日を過ぎたからといって、そのまま届け出なくてよいわけではありません。

届出漏れに気付いた場合は、放置せず、速やかに届出を行うことが大切です。

事情によっては、届出が遅れた理由や経緯を説明する文書を添付することも検討します。

「次回の在留期間更新時に新しい住所を書けばよい」「入管へ行く機会があったときに伝えればよい」と考えるのではなく、所属機関等に変更が生じた時点で、個別の届出が必要かどうかを確認してください。

届出をしなかった場合の罰則

入管法第19条の16に基づく必要な届出をしなかった場合は、入管法第71条の5第3号により、20万円以下の罰金が科される可能性があります。

また、事実と異なる虚偽の届出をした場合にも、別途罰則の対象となる可能性があります。

届出は、単なる連絡や任意の手続ではなく、入管法に定められた義務です。

特に永住申請を考えている方は十分に気をつけなければいけません。

出入国管理及び難民認定法｜e-Gov法令検索

自宅の住所変更とは別の届出です

外国人本人が引っ越した場合の「住居地の変更届出」と、会社や学校などの所在地が変わった場合の「所属機関等に関する届出」は、別の手続です。

自宅を引っ越した場合は、原則として、新しい住居地へ移転した日から14日以内に、市区町村の窓口で転入届や転居届を行い、在留カードの住所を変更します。

一方、会社の所在地が変わった場合は、市区町村ではなく、入管法第19条の16に基づく所属機関等の届出について確認する必要があります。

「自宅住所の変更」と「会社所在地の変更」を混同しないように注意しましょう。

会社に変更があったときは入管への届出も確認しましょう

会社の名称や所在地を変更すると、法務局、税務署、都道府県、市区町村、年金事務所、銀行など、多くの機関で手続が必要になります。

そのため、入管への届出が見落とされてしまうことがあります。

しかし、入管法第19条の16に基づく届出は、法律で定められた重要な義務です。

会社に関する変更があった場合は、次のように考える習慣を付けておくと安心です。

会社の登記事項を変更したら、外国人本人について入管への届出が必要かどうかも確認する。

特に、次のような場合は注意が必要です。

• 会社の本店所在地を変更した
• 会社名を変更した
• 転職した
• 会社を退職した
• 新しい会社と契約した
• 会社が合併・分割・解散した
• 勤務先や所属先が変わった

届出が必要かどうか分からない場合は、現在の在留資格、変更内容、変更日を整理したうえで、出入国在留管理局又は入管業務を取り扱う行政書士へ確認することをおすすめします。

まとめ

入管法第19条の16では、一定の在留資格を持つ中長期在留者について、所属する会社や学校などに変更が生じた場合の届出義務が定められています。

重要なポイントは、次のとおりです。

• 会社や学校等の名称・所在地の変更も届出対象になる
• 届出期限は原則として変更が生じた日から14日以内
• 届出義務者は原則として外国人本人
• 法務局の変更登記と入管への届出は別の手続
• 在留資格によって届出の種類と対象となる事由が異なる
• 届出を怠ると罰則の対象となる可能性がある
• 届出後は受付記録や控えを保管しておく

会社の登記手続を適切に行っていても、それだけで外国人に関する入管手続がすべて完了するとは限りません。

会社の名称、所在地、雇用関係などに変更があったときは、入管法第19条の16を思い出し、必要な届出を期限内に行うようにしましょう。

※本記事は、入管法上の一般的な届出制度について説明したものです。実際に必要となる手続は、在留資格、契約関係及び変更内容によって異なります。