転職・退職、会社の名称・所在地変更―入管への届出を忘れていませんか？

日本で働いている外国人の方や留学生の方は、転職・退職・卒業などの際に、出入国在留管理庁への「所属機関に関する届出」が必要になる場合があります。

「在留カードの期限がまだ残っているから大丈夫」「次の更新申請のときに伝えればよい」と考えていませんか。

対象となる変更があった場合は、その事実が発生した日から14日以内に届出が必要です。 在留期間の更新とは別に、届出を確認しましょう。
所属機関に関する届出は、対象となる外国人本人に課された入管法上の義務です。必要な届出を怠ると入管法違反となり、罰則の対象となるほか、在留期間更新、永住申請などの審査で不利になる場合があります。届出漏れに気づいた場合は、放置せず、速やかに届け出ましょう。

どのようなときに届出が必要ですか？

所属機関に関する届出には、在留資格に応じて「契約機関に関する届出」と「活動機関に関する届出」があります。

技術・人文知識・国際業務、技能、介護、特定技能などの方

「技術・人文知識・国際業務」「技能」「介護」「特定技能」「研究」などの対象となる在留資格では、次のような場合に、所属する会社などについて届出が必要です。

• 退職などにより、会社との契約が終了した
• 転職などにより、新しい会社と契約を締結した
• 契約先の会社の名称や所在地が変わった
• 契約先の会社が消滅した

転職した場合は、前の会社との契約終了と、新しい会社との契約締結の両方を確認する必要があります。 次の勤務先が決まっていなくても、退職による契約終了の届出を忘れないようにしましょう。

対象には、高度専門職１号イ・ロ、高度専門職２号の該当する活動、興行のうち契約に基づいて活動する方も含まれます。

留学、経営・管理、企業内転勤などの方

「留学」「経営・管理」「企業内転勤」「教授」「教育」「技能実習」などの対象となる在留資格では、次のような場合に届出が必要です。

• 卒業・退学・退職などにより、学校や会社などでの活動を終えた
• 進学・転校・転職などにより、新しい学校や会社などに所属した
• 所属する学校や会社などの名称・所在地が変わった
• 所属する学校や会社などが消滅した

留学生の方は、卒業や退学の際にも確認が必要です。ご自身の在留資格が対象となるか、公式案内で確認してください。

「会社や学校が手続きしたから大丈夫」と思っていませんか？

外国人本人が行う届出と、会社や学校などが行う届出は、別の手続きです。

会社や学校が何らかの届出をしたというだけで、ご自身の届出も済んでいると判断せず、本人の届出として、いつ・どの変更を届け出たのかを確認しておきましょう。

14日を過ぎてしまった場合はどうすればよいですか？

届出を忘れていたことに気づいた場合は、そのままにせず、速やかに届け出ましょう。

出入国在留管理庁のQ＆Aでも、期限を大きく過ぎていても、未届出が判明した場合は速やかに届け出るよう案内されています。

また、届出をしなかったり、虚偽の届出をしたりした場合には罰則が規定されており、在留に関する申請で不利になる場合もあるとされています。

「今さら届け出ても遅い」と放置せず、まずは届出状況を確認することが大切です。

届出書のフォーマット・記載例はこちら

届出内容に応じた様式と記載例は、出入国在留管理庁の公式ページに掲載されています。リンク先の「届出書参考様式」まで進み、該当するものを選んでください。

① 技術・人文知識・国際業務、技能、介護、特定技能などの方

▶ 所属（契約）機関に関する届出：手続案内・様式・記載例

ページ内では、次の様式を確認できます。

• 退職・契約終了：参考様式１の４
• 新しい会社との契約締結：参考様式１の５
• 契約終了と新たな契約締結を同時に届け出る場合：参考様式１の７
• 会社の名称変更・所在地変更・消滅：参考様式１の１

それぞれPDF・Excelの様式と、PDFの記載例が掲載されています。退職と新たな契約締結をまとめて届け出る場合も、それぞれの事由について14日以内の期限を確認しましょう。

② 留学、経営・管理、企業内転勤などの方

▶ 所属（活動）機関に関する届出：手続案内・様式・記載例

ページ内では、次の様式を確認できます。

• 卒業・退学・退職などによる離脱：参考様式１の２
• 新しい学校・会社などへの移籍：参考様式１の３
• 離脱と移籍を同時に届け出る場合：参考様式１の６
• 学校・会社などの名称変更・所在地変更・消滅：参考様式１の１

こちらも、PDF・Excelの様式と、PDFの記載例が掲載されています。

インターネットでも届出ができます

届出は、インターネットの電子届出システム、窓口、郵送で行うことができます。

電子届出システムは24時間365日利用でき、届出の履歴や処理状況も確認できます。初めて利用する場合は、利用者登録が必要です。

▶ 電子届出システムの公式案内

電子届出システムを利用する場合は、紙の届出書様式を用意する必要はありません。郵送や窓口での手続きについては、上記の各手続案内を確認してください。

今までの届出を、一度確認してみましょう

これまでに転職・退職・卒業などをされた方は、次の点を振り返ってみてください。

• 前の会社を辞めたとき、契約終了の届出をしましたか？
• 新しい会社と契約したとき、契約締結の届出をしましたか？
• 学校を卒業・退学したとき、必要な届出をしましたか？
• 会社や学校の名称・所在地に変更があったとき、確認しましたか？
• 届出をした日や内容が分かる記録を残していますか？

届出の控えや電子届出の履歴を残しておくと、後から確認しやすくなります。

在留カードの期限だけでなく、必要な届出をきちんと行っているかも確認しましょう。 届出の対象や書き方について迷う場合は、出入国在留管理庁の公式Q＆Aをご覧ください。

▶ 所属機関等に関する届出・所属機関による届出Q＆A

ハートフルサポート行政書士事務所では、在留資格に関するご相談を承っています。転職後の手続きや届出漏れが気になる方は、お気軽にご相談ください。